REQUISITOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS

 

  1. Número de Acta y nombre de la sociedad a que pertenece.
  2. Órgano que se reúne (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas)
  3. Naturaleza de la reunión, corresponde a la determinación de su carácter ordinario o extraordinario.
  4. Fecha y hora de la reunión.
  5. Lugar de la reunión: La junta de socios o asamblea de accionistas se reunirá en el domicilio de la sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas. Las decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces. (Código de Comercio, artículos 186 y 190)
  6. Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunión, así como de la persona que actúe como secretario de la misma.
  7. Convocatoria o comunicación mediante la cual se cita a todos los socios a la reunión. Debe contener los siguientes requisitos.

-  Medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo a lo previsto en los estatutos, y a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. (Código de Comercio, artículos 186 y 424)

-  Órgano o persona que realizó la convocatoria de conformidad con los estatutos y la ley.

-  Antelación. Se debe informar con cuántos días de anticipación se citó a la reunión o fecha en que se realizó la citación. No se tendrá en cuenta ni el día de la convocatoria ni el de la sesión.

Las decisiones tomadas sin el cumplimiento de estos requisitos serán ineficaces. (Código de Comercio, artículos 186 y 190) No obstante, estos requisitos se pueden omitir cuando se encuentren presentes la totalidad de los socios o accionistas.

8. Lista de los asistentes con indicación del número de derechos propios o ajenos representados en la reunión.
Tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas.
Lo anterior, para efectos de verificación del quórum legal o estatutario.

9. Las decisiones y nombramientos aprobados, indicando el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.

10. La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o por la comisión designada para el efecto. (Código de Comercio, artículo 189)

11. Fecha y hora de la clausura.

12. Firmas o constancia de las firmas del Presidente y el Secretario, o en su defecto el Revisor fiscal. (Código de Comercio, artículos 189 y 431)

 

REQUISISTOS PARA SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO:

  1. Copia autenticada del acta o fotocopia o extracto autorizado por el secretario o algún representante de la sociedad con la anotación que el original reposa en el libro de actas de la sociedad debidamente registrado en la cámara de comercio y firmada por presidente y secretario.
  2. Debe acreditarse el pago del impuesto de registro. (Ley 223/95 y Decreto 650/96)
  3. Cancelación derechos de registro.
  4. Es necesario acreditar, respecto de los representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales, la aceptación al nombramiento, por escrito e informando el número de identificación. (Circular Única No. 10 de julio 19/01 Superintendencia de Industria y Comercio)
  5. Cuando se trate de nombramientos de representantes legales, (principales y suplentes) miembros de junta directiva, (principales y suplentes) revisores fiscales (principales y suplentes) efectuados en sociedades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria o de Valores deberán acompañar el acta de posesión. (Superintendencia Bancaria, Circular Externa 064 de 2001 y Decreto 2739 de 1991)

RECOMENDACIONES:

Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente y que correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la Ley.


CONTROL POR LAS CAMARAS DE COMERCIO SOBRE LA LEGALIDAD DEL NOMBRAMIENTO
:

Las Cámaras de Comercio tienen la obligación de efectuar un control de la legalidad formal y externa de los nombramientos con base en el examen del documento contentivo del acto, según lo dispone el inciso segundo del artículo 163 del Código de Comercio: “Las Cámaras de Comercio se abstendrán, no obstante, de hacer la inscripción de la designación o revocación cuando no se hayan observado respecto de las mismas las prescripciones de la ley o del contrato.”
Asimismo, deberán de abstenerse de inscribir los actos o decisiones ineficaces o inexistentes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 897 del Código de Comercio.